엑셀의 파일 저장 기본 형식인 (*.xls, *xlsx)을
바이너리 파일(*.xlsb)로 변경하면 최소 10% ~ 최대 35% 까지 파일 용량을 압축할 수 있습니다.
오빠두Tip:엑셀은 기본적으로 XML 구조로 데이터를 관리하는데,
XML 에는 태그와 같은구조 정보가 함께 포함되어 다양한 프로그램과 호환성이 높은 장점이 있습니다.
하지만 파일 용량이 다소 커지는 단점도 있어서, 파일의 용량을 줄이는 것이 목적일 경우 파일을 바이너리(*.xlsb)로 저장하면 파일 크기를 쉽고 빠르게 압축할 수 있습니다.
방법은 아주 간단합니다! [파일] 탭 -
[다른 이름으로 저장]에서 저장할 파일 형식으로 "Excel 바이너리 통합문서 (*.xlsb)"를 선택하고 저장하면 끝입니다.
다른 이름으로 저장 → 바이너리 파일로 저장합니다.
예제 파일을 바이너리 형식으로 저장하면,
24MB → 14MB 로 약 40% 가량 압축된 것을 알 수 있습니다.
바이너리 파일로 저장해서 파일 크기를 줄일 수 있습니다.
파일을 바이너리 형식(*.xlsb) 사용 시 주의사항과 장/단점 비교는 다음과 같습니다.
장점
단점
1. 가장 쉽고 빠르게 파일의 크기를 줄일 수 있으며, 별도의 파일로 저장되므로 문제가 생길 경우 이전 파일로 쉽게 복구할 수 있습니다.
2. 바이너리 파일은 기존 엑셀 파일보다 읽기 및 쓰기 속도가 빠릅니다. 특히,
대용량 데이터에서 더욱 빠르게 동작합니다.
3. VBA 매크로를 그대로 유지하여 사용할 수 있습니다.
1. XML 파일은 외부 프로그램과의 호환성이 좋은 반면, 바이너리 파일은 호환성이 다소 떨어질 수 있습니다.
2. 바이너리 파일은
파워쿼리/파워피벗을 지원하지 않습니다.
피벗테이블 원본 데이터 설정하기
피벗테이블을 사용한 엑셀 파일은 피벗테이블의 원본 데이터 설정을 변경해서 용량을 크게 압축할 수 있습니다.
엑셀에서 피벗테이블을 생성하면 화면에는 보이지 않는 '피벗 캐시'라는 데이터 복제본, 즉 임시 데이터가 피벗테이블과 연결됩니다. 그리고 피벗테이블은 원본데이터 대신 피벗 캐시에서 데이터를 읽어옵니다. 즉, 피벗테이블을 생성하면
원본 데이터 + 피벗캐시로 중복된 데이터가 만들어집니다.
피벗테이블을 생성하면 '피벗캐시'라는 임시데이터가 같이 생성됩니다.
'피벗캐시'는 피벗테이블의 슬라이서, 보고서연결 등 여러 피벗테이블의 효율적인 동작을 지원합니다. 하지만 피벗테이블을 단순 보고서 목적으로 사용한다면
피벗테이블의 원본 데이터 설정을 변경해서 파일 크기를 크게 압축할 수 있습니다.
1. 원본데이터 시트를 유지하고 파일 압축하기 (권장)
피벗테이블을 우클릭 한 후,
[피벗테이블 옵션] 으로 이동합니다.
'피벗테이블 옵션'으로 이동합니다.
새로운 창이 실행되면, [데이터] 탭에서
'파일 원본데이터 저장'을 체크 해제하고
'파일을 열 때 데이터 새로고침' 을 체크합니다. 이후 [확인] 버튼을 클릭해서 설정을 종료합니다.
'데이터' 탭으로 이동한 뒤, 피벗테이블 설정을 변경합니다.
파일을 저장하면 파일의 크기가 압축된 것을 확인할 수 있습니다. 예제파일의 경우 기존
19MB → 14MB로 24% 가량 압축된 것을 확인할 수 있습니다.
피벗 테이블 캐시를 제거해서 파일 크기를 줄일 수 있습니다.
2. 원본 데이터 시트를 완전히 제거하기
피벗테이블의 원본 데이터가 입력된 시트를 완전히 삭제하면, 피벗 캐시의 원본 데이터를 저장하지 않는 방법보다 더욱 효과적으로 파일을 압축할 수 있습니다. 단,
원본데이터를 삭제하기 전에 반드시 '백업파일'을 저장하도록 합니다.
피벗 테이블의
원본데이터가 작성된 시트를 우클릭 → [삭제]를 클릭해서 시트를 삭제합니다.
피벗테이블의 원본 데이터가 작성된 시트를 삭제합니다.
오빠두Tip:만약 전 단계에서 '원본 데이터 저장' 설정을 변경했다면, 기본 설정으로 변경 후 원본 데이터 시트를 삭제합니다.
원본 데이터 시트를 삭제하였으므로,
[다른 이름 저장]에서 사본으로 파일을 저장합니다.
파일을 저장 후 용량을 확인하면 기존
19MB →7MB로 약 60.7% 가량 파일이 압축된 것을 확인할 수 있습니다.
피벗테이블의 원본 데이터 시트를 삭제해서 파일 크기를 줄일 수 있습니다.
화질 이미지 압축하기
인터넷에서 다운로드 받은 고화질의 이미지를 압축 없이 그대로 엑셀 파일에 삽입하면, 파일의 용량이 급격히 커지는 문제가 발생합니다. 이러한 문제를 예방하기 위해서 엑셀에는 '이미지 압축' 기능이 기본으로 내장되어 있으며,
TinyPNG와 같은 무료 온라인 이미지 압축툴을 사용하면 품질은 유지한 상태로 이미지를 압축할 수 있습니다.
예제파일에서 압축할 그림을 선택한 후,
[그림 서식] - [그림 압축] 으로 이동합니다.
그림 서식 - 그림 압축 옵션으로 이동합니다.
[그림 압축] 대화상자가 실행되면
해상도를 전자메일(96ppi)로 변경합니다. 나머지 그림도 동일한 해상도로 변경합니다.
그림의 해상도를 전자메일 수준으로 변경합니다.
오빠두Tip:단, IMAGE 함수와 셀 안에 이미지로 첨부한 이미지는 항상 원본 해상도로 첨부되며 해상도를 변경할 수 없습니다.
파일을 저장한 후 용량을 확인하면 기존
19MB → 14MB로 약 23.4% 가량 압축된 것을 확인할 수 있습니다. 줄어드는 용량은 첨부한 이미지가 많을 수록 증가합니다.
첨부된 그림의 크기를 압축해서 파일의 크기를 줄일 수 있습니다.
불필요한 함수를 값으로 변경하기
만약 공유하는 파일이 최종본이라면 파일을 공유하기 전 불필요한 함수를 제거해서 파일 크기를 압축할 수 있습니다. 단, 함수를 값으로 변경하고 파일을 저장하면 기존에 사용하던 수식을 복구할 수 없으므로,
반드시 '복사본'으로 저장하는 것을 주의합니다.
먼저 시트에 사용된 수식을 확인합니다.
[수식] 탭 - [수식표시]를 클릭하거나 단축키Ctrl+'(키보드 위쪽 숫자키 '1'의 왼쪽키)를 누르면 수식이 모두 표시됩니다.
[수식 표시] 옵션을 활성화하면 시트에 사용된 수식을 표시할 수 있습니다.
또는 [홈] - [찾기 및 선택] -
[이동옵션] 에서 '수식'을 선택한 후, [확인] 을 누르면 시트에서 수식으로 작성된 모든 셀을 한 번에 선택할 수 있습니다.
이동 옵션 - 수식을 선택해서 수식으로 작성된 범위만 한 번에 선택할 수 있습니다.
수식이 작성된 범위를 선택하고 Ctrl + C 로 복사한 후, Ctrl + Alt + V 로 선택하여 붙여넣기를 실행합니다.
선택하여 붙여넣기 대화상자가 실행되면 '값'을 선택하고 [확인] 버튼을 클릭합니다.
수식 범위를 복사 → 선택하여 붙여넣기에서 값 형태로 붙여넣습니다.
나머지 수식으로 작성된 범위도 모두 값으로 변경한 후,
파일을 복사본으로 저장합니다.
저장된 파일의 용량을 확인하면 기존
19MB → 17MB로 압축된 것을 확인할 수 있습니다.
함수를 값으로 변경해서 파일 크기를 줄일 수 있습니다.
불필요한 시트 제거하기
만약 파일 안에 필요하지 않은 숨겨진 시트가 있다면 시트를 제거하여 파일 크기를 절약할 수 있습니다. (
시트 제거 후, 반드시 사본으로 저장하는 것을 주의하세요!)
파일의 시트 목록에서 아무 시트를 하나 우클릭합니다.
우클릭 메뉴에 [숨기기 취소] 옵션이 활성화 되어 있다면 숨겨진 시트가 있는 것이므로 확인이 필요합니다.
시트 우클릭 메뉴에 '숨기기 취소'가 활성화 되었다면, 숨겨진 시트가 있는 것 입니다.
[숨기기 취소]를 선택해서 숨겨진 시트를 표시합니다.
"2017-2019" 데이터는 이번 보고서에 필요하지 않으므로 시트를 제거합니다. 이후 파일을 저장합니다.
숨겨진 시트를 표시한 후, 불필요하다면 시트를 삭제합니다.
파일 저장한 후 용량을 확인하면 기존
19MB → 16MB로 약 15.4% 가량 압축된 것을 확인할 수 있습니다.
불필요한 시트를 삭제해서 파일 크기를 줄일 수 있습니다.
바이너리 파일 저장과 피벗테이블 원본데이터 설정 등 모든 파일 압축 과정을 적용하면
최초 24MB → 4MB로 약 81%의 파일 용량을 압축할 수 있습니다.
파일 크기를 줄이는 모든 단계를 적용하면, 약 80% 이상의 크기를 압축할 수 있습니다.
오빠두Tip : 단, IMAGE 함수와 셀 안에 이미지로 첨부한 이미지는 항상 원본 해상도로 첨부되며 해상도를 변경할 수 없습니다.
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